重庆商务职业学院学生档案管理规定(试行)
日期:2017-11-16 作者:

重庆商务职业学院学生档案管理规定(试行)



第一章  

第一条 为了促进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化,充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业就业等方面的作用,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关学生管理工作的政策规定,结合学校实际,特制定本规定。

第二条 学生档案管理工作要贯彻统一领导,分级管理的基本原则,坚持维护真实性和完整性的工作方针,实行集中统一管理、严守秘密的保管办法。

第三条 学生档案管理的范围是学校根据国家计划招收的全日制普通高等教育的高职学生。

第二章 材料收集

第四条 各院系党总支指派专人负责本院系在校学生档案的日常集中统一管理工作,学工部指定专人负责毕业生档案的转寄和审查工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半月内向学工部档案室归档完毕。

第五条 学生在校学习期间应该归档的材料范围。

(一)高中或中职升高职的升学档案、录取通知书及考生信息确认表;

(二)学生成绩总表(教务处提供并盖章),包括主修、选修、辅修的各门功课、实习、军事训练、毕业论文或毕业设计的成绩;

(三)高等学校毕业生登记表,毕业生实习鉴定表;

(四)学生入学体检表或毕业体检表;

(五)普通高等学校毕业生就业报到证;

(六)获奖材料(院系级以上获奖证书复印件或证明材料);

(七)学生违纪处理表和学生解除处分申请表;

(八)入团材料和入党材料;

(九)学籍变动材料;

(十)其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。

第六条 各院系需在每年的610(若有变动,以通知为准)之前统计所有毕业学生的档案转寄地址,并按照学号顺序制作成电子表格提交学工部,同时提交学生签字确认的纸质件。

第三章 归档要求

第七条 所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。

第八条 归档材料必须完整、真实,个人文字材料必须由本人签字,凡材料规定需有关部门审查盖章的,相关部门必须加盖公章。

第九条 上交归档材料前,应标明学号,填写材料目录,并将档案袋按学号顺序由小到大排列。归档材料交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。

第十条 各类材料只能用黑色钢笔或签字笔书写,文字要清晰。

第十一条 如归档材料不符合归档要求,档案接收部门有权退回,由送交部门按要求重新组织办理,如不按照要求进行整改的,则需递交部门提交说明表愿承担由此带来的一切后果。

第四章 档案查阅

第十二条 学生档案不得随意查阅。因工作需要,以下人员可查阅学生档案:

(一)学校领导;

(二)学生工作部(处)领导和毕业生档案管理或转寄经办老师;

(三)各院系院长(或主任)、书记和学团办主任可查阅本院系的学生档案,辅导员、班主任可查阅本班学生档案;

(四)招聘单位领导因招聘需要可查阅相关毕业生档案。

第十三条 所有档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续,并注明查阅事由。

第五章 档案转寄

第十四条 档案的转寄一般由学工部通过邮政EMS统一邮寄,特殊情况学生可申请本人自带,必要时学校可派专人送达。

第十五条 档案的邮寄一律寄往相应的档案接收部门。

(一)因毕业离校学生的档案转寄。

1.已落实就业单位的学生,其档案寄往就业单位;不按规定报到被用人单位退回学校的毕业生档案一律转寄生源地人事部门。

2.未落实就业单位的学生,经本人申请,学校可代为转寄到生源地人事管理部门。

3.通过专升本进入本科院校学习的,其档案按要求寄往(或自带到)录取院校。

(二)因转学离校的学生,其档案寄往转入院校。

(三)因退学、开除学籍、出国离校或死亡的学生,其档案寄往生源地教育管理部门。

(四)不按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生,其档案退回生源地招生管理部门。

(五)学生档案转寄地址由学工部、招生就业处提供,学生处转寄。无论何种原因离校,学生及家长不得对档案转寄地址提出个人要求。

(六)不能正常毕业学生档案由学工部为其离校后保留两年,两年后交学校档案室。

第十六条 学工部在转寄档案前,必须检查归档材料是否齐全、完整,如:材料不全、格式不规范等,应敦促相关院系及时补充和整改,经严格审查清理无误后,由各院系经办人密封、盖章后统一待学工部最后检查后统一邮寄。

第十七条 学工部在转寄档案时,必须有专人负责办理档案转寄登记手续,要组织填写《档案转寄单》。

第十八条 档案交由邮政EMS转寄后,学工部负责档案的查询工作,凡逾期三个月未收到寄发档案回执的,要致电或致函收档单位查询,以防丢失。离校学生要主动向档案接收单位查询档案,如发现档案未到,应及时告知学校。自档案寄发之日起一年以内由学校负责查询,逾期不予受理。

第十八条 学生档案邮寄费由学校统一支付。

第六章 纪律要求

第十九条 任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈画、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

第二十条 任何人查阅档案时,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要须摘记档案内容时,应经管理部门同意,并履行登记手续,摘记材料要妥善保管,不得随便乱放。

第二十一条 未经批准,任何单位不得私自扣留应归档材料。任何单位或个人无权截留或扣发按规定转寄的学生档案。

第二十二条 档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料,如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响,视情节追究有关人员责任。

第二十三条 档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作,如利用职务之便不按规定操作,由其主管部门视情节追究责任,情节严重构成犯罪的,依法追究其刑事责任。

第七章  

第二十四条 本规定由学校授权学工部负责解释。

 

上一条:重庆商务职业学院学生资助管理办法
下一条:重庆商务职业学院国有资产管理办法

关闭

Copyright@2005-2014 版权所有:重庆商务职业学院 渝ICP备11006315号 渝公安备案号:50010602500176