第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校公文处理工作，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发<党政机关公文处理工作条例>的通知》（中办发〔2012〕14号）有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，发布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 学校各类公文格式均按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012）执行。
第五条 学校办公室作为学校公文办理部门，对公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第六条 各部门、二级学院应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，安排专人负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。
（四）通告。适用于在一定范围内发布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级部门请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 行文规则
第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）学校各部门、二级学院向上级部门请示、报告重大事项，应经党委、行政同意或授权，并报分管校领导审批，党委书记或校长签发后上报。学校内设机构除学校办公室外不得对外正式行文。
（二）向上级行文原则上主送一个上级机关，根据需要可抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（三）请示应一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
第十一条 学校各部门、二级学院之间相互行文，应当遵循以下规则：
（一）学校办公室根据党委、行政的授权，可以向各部门、二级学院行文。
（二）各部门、二级学院之间可在各自职责范围内，以本部门名义通过函的形式商洽工作、询问和答复问题。
（三）内设机构除学校办公室外不得对外正式行文。
第四章 公文拟制
第十二条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十三条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（七）公文起草实行首稿负责制。首位拟稿人员对学校公文的文稿质量、反馈修改、进度跟踪等负全责，在公文签发定稿后，确保分发或报送至收文对象。
第十四条 公文审核实行三级审核制。各部门、二级学院拟发的公文，须由拟稿部门负责人、学校办公室相关人员、分管校领导进行三级审核，审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。
（三）涉及部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十五条 部门、二级学院拟写的公文经审核不宜发文，或出现排板格式错误、文稿质量较低等情况，公文办理部门应当退回起草部门进一步研究和修改，由起草部门修改后重新提交。
第十六条 公文应当经学校党政主要领导审批签发。
第五章 公文办理
第十七条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。除涉密文件外，原则上通过OA办公系统处理。
第十八条 学校收文归口部门为学校办公室。收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由学校办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报学校负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第十九条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经学校党政主要领导审批的公文，印发前应当对公文的流程手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当进行复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围并详细记载。
（三）印发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十条 公文的归档，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时将有关材料收集齐全、整理归档。
第二十一条 公文的撤销和废止，由发文部门、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。
第二十二条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第二十三条 涉密公文按照涉密公文相关管理规定进行管理。
第二十四条 公文管理实行错情通报制度，学校办公室每学期对各部门、二级学院提交的公文差错情况进行通报，并纳入年度绩效考核。
第六章 附 则
第二十五条 本办法自发布之日起施行，由学校办公室负责解释。原学校《党政公文处理工作条例》《关于进一步规范党政公文处理工作的通知》（渝商职院党发〔2017〕15号）同时废止。
附件：公文格式要求
附件
公文格式要求
一、公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用单位全称、规范化简称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
二、公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行，做到文种使用正确，语言表述严谨、庄重、简明、规范，排版格式符合要求。
三、公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
四、公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
五、学校发文机关标志及适用范围
（一）中共重庆商务职业学院委员会文件
属下行文，主要用于以学校党委名义对内发文。党委传达贯彻上级党组织方针、政策，转发上级机关文件，部署、通报学校党委重要工作，批转职能部门和单位报告、请示等。
（二）重庆商务职业学院文件
属下行文，主要用于以学校行政名义对内发文。学校转发上级机关和有关单位文件，发布学校有关行政事务的重要决定、重要工作部署，批转职能部门和单位报告、请示等。
（三）中共重庆商务职业学院委员会
分上行文和平行文两种格式。
属上行文，主要用于以学校党委名义对上级行文。学校就党委有关重大事项、重大活动和重要工作等向上级请示、报告等。
属平行文，用于以学校党委名义向有关平行或不相隶属机关单位商洽工作、咨询和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（四）重庆商务职业学院
分上行文和平行文两种格式。
属上行文，主要用于以学校行政名义对上级行文。学校就行政有关重大事项、重大活动和重要工作等向上级请示、报告等。
属平行文，用于以学校行政名义向有关平行或不相隶属机关单位商洽工作、咨询和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（五）中共重庆商务职业学院委员会 重庆商务职业学院文件
属下行文，用于学校党政就重大事项联合对内行文。
（六）中共重庆商务职业学院委员会 重庆商务职业学院
属上行文，用于学校党政联合向上级部门报告工作。
（七）党政办公室文件
属下行文。主要用于以党政办公室名义对校内各部门发文，宣布、安排、布置常规性的党委、行政综合事务工作。
（八）中共重庆商务职业学院纪律检查委员会文件、重庆商务职业学院工会委员会文件、共青团重庆商务职业学院委员会文件
属下行文，分别用于校纪委、校工会和校团委对内制发公文，传达贯彻上级有关精神，部署、通报工作，答复报告等。
